Encodia

Casi studio

Software che
lavora ogni
giorno.

Contratti accettati senza carta. Obblighi di legge gestiti senza rincorrere le scadenze. Un hotel cinque stelle coordinato da un solo pannello. Dei clienti custodiamo il nome; del lavoro raccontiamo tutto.

Parliamo del progetto
Composizione grafica originale: tre schede sovrapposte, una per ciascun progetto, con il segno di Encodia. 03 · Ospitalità 02 · Condomini 01 · Energia
Settore
Luce e gas
Tipologie di contratto
9
Richieste dal sito
8 moduli collegati al CRM
In evoluzione
dal 2022

Energia

Firmato dal telefono, archiviato da solo.

Per un fornitore di luce e gas abbiamo costruito il percorso che porta una proposta commerciale fino al contratto firmato, senza carta e senza operatori.

Il problema

Una proposta accettata è un ricavo; una proposta ferma è un costo. Tra stampe, firme, scansioni e dati ricopiati da un sistema all’altro, ogni passaggio manuale allunga i tempi e apre la strada agli errori.

Come funziona

La proposta nasce nel CRM. La piattaforma la trasforma in una pagina con il marchio dell’azienda e la invia al cliente con un link personale, via email e SMS. Il cliente legge e accetta con un codice sul telefono o con la firma elettronica; il contratto firmato rientra da solo nei sistemi aziendali.

I dettagli

  • Chi non risponde riceve un sollecito; le proposte scadute si chiudono da sole.
  • Ogni contratto ha uno stato preciso, dall’invio all’archiviazione.
  • Autoletture, domiciliazioni e reclami inviati dal sito arrivano direttamente nel CRM.
  • Più marchi del gruppo, una sola piattaforma.
  • Se un sistema esterno non risponde, la piattaforma riprova da sola e avvisa i tecnici.
  • Laravel
  • Nuxt
  • Firma elettronica
  • Integrazione CRM
Settore
Amministrazione condominiale
Ambiti
Privacy e analisi delle acque
Referti
Letti dall’AI e verificati
Allineamento con il CRM
Ogni due ore, in orario d’ufficio

Amministrazione condominiale

Nomine, firme, referti. Ogni documento al suo posto.

Per gli studi di amministrazione condominiale abbiamo sviluppato la piattaforma che gestisce due obblighi importanti: la protezione dei dati personali e il controllo delle acque, compreso il rischio legionella.

Il problema

Uno studio segue decine di condomini. Ognuno ha fornitori da nominare, registri da tenere, documenti da far firmare e referti di laboratorio da valutare. Non è un lavoro difficile: è tanto, ripetitivo, e ogni scadenza mancata ricade sull’amministratore.

Come funziona

Le nomine si generano dai modelli e si firmano online con un codice monouso: un fornitore firma più documenti in una volta, senza creare un account. I referti arrivano in PDF; l’intelligenza artificiale ne estrae i valori, un secondo controllo li verifica e la piattaforma prepara il verbale di conformità.

I dettagli

  • Registro dei trattamenti e registro delle violazioni dei dati, sempre consultabili.
  • I documenti firmati a mano si riconoscono da soli al caricamento, grazie a un QR code.
  • Scadenze, verbali non conformi e allerte legionella generano un avviso automatico.
  • Le anagrafiche incomplete vengono segnalate prima che diventino un problema.
  • Due marchi distinti, ciascuno con il proprio dominio, sulla stessa piattaforma.
  • Laravel
  • Angular
  • .NET
  • Intelligenza artificiale
Settore
Hotel cinque stelle
Profili di accesso
13, uno per mansione
Conferme agli ospiti
In 5 lingue
In evoluzione
dal 2012

Ospitalità di lusso

Un solo pannello per tutto l’hotel.

Spa, ristoranti, spiaggia, transfer, marketing e direzione: in un hotel cinque stelle ogni reparto ha i suoi ritmi. Il gestionale che abbiamo sviluppato li fa lavorare sugli stessi dati.

Il problema

Il lusso si misura nei dettagli: una conferma nella lingua giusta, un transfer puntuale, un voucher che arriva in tempo. Se le informazioni sono sparse tra fogli, email e programmi diversi, quei dettagli dipendono dalla memoria delle persone.

Come funziona

Ogni reparto entra con il proprio profilo e vede ciò che gli serve. I voucher regalo partono via email in PDF bilingue, le prenotazioni dei ristoranti generano la conferma nella lingua dell’ospite, i transfer avvisano da soli ospite, hotel e fornitore.

I dettagli

  • Il centralino con intelligenza artificiale registra ogni telefonata e la collega al contatto giusto; il personale la prende in carico o la passa a un collega.
  • I contatti del marketing si allineano da soli con le liste delle newsletter.
  • I fornitori esterni hanno un accesso dedicato e vedono solo le proprie prenotazioni.
  • Un’area riservata custodisce i documenti della direzione.
  • Carta dei vini online e schermi nella hall con meteo ed eventi, aggiornati dallo stesso pannello.
  • Laravel
  • Filament
  • Centralino AI

Il prossimo progetto

Qual è il processo
che vi rallenta?

Raccontateci dove si perde tempo oggi: un passaggio manuale, un foglio di calcolo che passa di mano in mano, una scadenza da ricordare. Da lì capiamo quale applicazione serve.

Parliamo del progetto